Weryfikacja firmy po NIP — co da się sprawdzić w rejestrach publicznych

Zanim zapłacisz za audyt, większość podstawowych faktów o firmie sprawdzisz bezpłatnie. Wszystkie poniższe źródła są publiczne i dostępne online.

Krajowy Rejestr Sądowy

Obejmuje spółki i inne osoby prawne. Znajdziesz w nim nazwę, formę prawną, datę rejestracji, adres siedziby, kapitał zakładowy, skład zarządu i sposób reprezentacji, wspólników w spółkach z o.o. oraz przedmiot działalności według PKD. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia odpisy przez publiczne API, więc dane da się pobierać automatycznie.

Czego tam nie ma: kondycji finansowej na dziś, faktycznego właściciela ekonomicznego przy złożonej strukturze i sporów sądowych w toku.

CEIDG

Rejestr jednoosobowych działalności. Zawiera imię i nazwisko przedsiębiorcy, datę rozpoczęcia, adres, PKD i status. Uwaga: to dane osobowe przedsiębiorcy, więc ich wykorzystanie jest ograniczone — nadają się do weryfikacji konkretnej oferty, nie do budowania baz marketingowych.

Biała lista podatników VAT

Wykaz Ministerstwa Finansów pokazuje status VAT (czynny, zwolniony, wykreślony), datę rejestracji i wyrejestrowania oraz rachunki bankowe zgłoszone do urzędu. Dwie rzeczy warto sprawdzić: czy podmiot jest czynnym podatnikiem i czy rachunek podany do zapłaty widnieje w wykazie.

Sprawozdania finansowe

Spółki kapitałowe składają sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Dostęp jest bezpłatny, dokumenty są w formacie XML. Trzy ostatnie lata pozwalają porównać przychód, zysk netto, sumę bilansową i kapitał własny z tym, co deklaruje sprzedający.

Ograniczenie jest istotne: jednoosobowe działalności i spółki jawne osób fizycznych sprawozdań nie składają. Dla nich alternatywą jest KPiR, PIT i wyciągi bankowe, ale te udostępnia się dopiero po NDA.

Monitor Sądowy i Gospodarczy oraz KRZ

MSiG publikuje ogłoszenia o upadłościach, otwarciu likwidacji i sprzedaży przedsiębiorstw przez syndyków. Krajowy Rejestr Zadłużonych pokazuje toczące się postępowania restrukturyzacyjne i upadłościowe. To najszybszy sposób weryfikacji, czy „chęć przejścia na emeryturę" nie jest w rzeczywistości problemem z płynnością.

Jak łączyć te źródła

Sensowna kolejność: NIP → biała lista VAT (daje też numer KRS) → odpis z KRS → sprawozdania z RDF → sprawdzenie KRZ i MSiG. Cztery zapytania, kilka minut, zero kosztów.

Na Dobrybiznes ten łańcuch jest zautomatyzowany. Wpisujesz NIP w narzędziu „Prześwietl firmę", a przy ofertach wynik przekłada się na trust score — punkty za odnalezienie podmiotu w rejestrze, aktywny status VAT, złożone sprawozdanie i zgodność deklarowanego przychodu z rejestrowym w granicach 10%.